Genel Bilgi

Azerbaycan Cumhuriyeti'nin diplomatik temsilcilikleri ve konsolosluklarında noter işlemleri yetkili görevliler - konsoloslar tarafından yapılır.

Konsoloslar aşağıdaki noter işlemlerini gerçekleştirir:

1. Azerbaycan Cumhuriyeti topraklarında bulunan taşınmaz malların devri ve bu malların girov edilmesi ile ilgili sözleşmeler dışında sözleşmeleri ve vekaletnameleri tasdik eder;
2. miras mallarının korunması için tedbirler alır;
3. miras hakkı ile ilgili belgeler verir;
4. evli çiftin ortak malındaki paya sahiplik hakkı belgesi verir;
5. belgelerin örneklerinin ve belgelerden alıntıların doğruluğunu tasdik eder;
6. belgelere imzaların geçerliliğini tasdik eder;
7. belgelerin bir dilden başka bir dile tercümesinin doğruluğunu tasdik eder;
8. bir kişinin hayatta olduğunu tasdik eder;
9. bir kişinin belirli bir yerde olduğunu tasdik eder;
10. bir kişi ile fotoğraftaki kişinin aynı olduğunu tasdik eder;
11. belgelerin sunulduğu zamanı tasdik eder;
12. yükümlülüğün yerine getirilmesi için emtia, para miktarları, değerli kağıtlar ve vasiyetnameleri depozito olarak kabul eder;
13. icra kayıtları yapar;
14. belgeleri saklanmak üzere kabul eder;
15. deniz protestolarını düzenler;
16. delilleri temin eder.

Bunun yanı sıra, konsolos sözleşmelerin, başvuruların ve diğer belgelerin taslaklarını hazırlayabilir, belgelerin örneklerini ve bunlardan alıntıları hazırlayabilir, noter işlemleri ile ilgili danışmanlık verebilir, fiziksel ve tüzel kişilerden bu işlemler için belgeler ve bilgiler talep edebilir.
Konsolos, kendi adına ve kendi adından, kocasının (karısının), kendi ve eşinin yakınlarının (ebeveynler, çocuklar, torunlar, büyükbabalar, büyükanneler, ilaveten kardeşler, kız kardeşler, amcalar (dayılar), teyzeler (halalar), onların çocuklarının adı ve bu kişiler adına, o konsol ile birlikte çalışan kişinin adına ve onun adına noter işlemleri yapamaz.
Noterlik işlemleri ile ilgili yazışmalar Azerbaycan Cumhuriyeti devlet dilinde yapılır.
Noter işleminin yapılabilmesi için başvuran kişi, yazışmaların yapıldığı dili bilmiyorsa ve noter işleminin herhangi bir dilde yapılmasını istiyorsa, konsolos, mümkünse düzenlenen belgelerin metinlerini istenilen dilde hazırlar veya metin kendisinin uygun dili bildiğini belirten bir tercüman tarafından tercüme edilir.
Eğer kişi, belgenin düzenlendiği dili bilmiyorsa, belgeyi kendi bildiği dilde imza eder. Noter işlemi, yalnızca devlet harcı ödendikten sonra yapılır.

Azerbaycan Cumhuriyeti’nin Diplomatik Temsilciliklerinde ve Konsolosluklarında Noter İşlemlerinin Yapılmasının Temel Kuralları
Noter İşlemlerinin Yapılma Süresi

Noter işlemleri, gerekli tüm belgelerin sunulduğu ve devlet harcının ödendiği gün yapılır. Kurumların, işletmelerin ve organizasyonların yetkili kişilerinden ek bilgi veya belgeler talep edilmesi, ya da belgelerin Azerbaycan Cumhuriyeti’nin ilgili kurumlarına ekspertiz için gönderilmesi gerektiğinde, noter işlemleri bir aydan fazla olmayan bir süreyle ertelenebilir. Tasdik edilmesi gereken hak veya durumla ilgili itiraz eden diğer ilgililerden başvuru alınması durumunda, noter işlemleri mahkemede dava çözülene kadar durdurulmalıdır.

Noter İşlemi Yapılan Kişilerin Kimliklerini Onaylayan Belgeler
Noter işlemleri sırasında konsolos, noter işlemleri için başvurmuş kişilerin, onların temsilcilerinin veya tüzel kişilerin temsilcilerinin kimliklerini aşağıdaki belgelerle doğrular: • Azerbaycan Cumhuriyeti vatandaşının kimlik kartı;

• Azerbaycan Cumhuriyeti vatandaşının genel vatandaşlık pasaportu;

• Azerbaycan Cumhuriyeti vatandaşının hizmet pasaportu;

• Azerbaycan Cumhuriyeti vatandaşının diplomatik pasaportu;

• Azerbaycan Cumhuriyeti vatandaşının sürücü belgesi (Taşıma aracının geçici olarak verildiği vekaletname tasdik edilirken, vekalet vereni tanımak amacıyla);

• Azerbaycan Cumhuriyeti vatandaşının doğum belgesi (yalnızca 16 yaşına basmamış reşit olmayanlara ilişkin);

• Azerbaycan Cumhuriyeti'nin askeri birliklerinin ve askeri idarelerinin verdiği kişisel kimlik belgesi veya askerlik cüzdanı (Askeri personelin kimliklerini doğrulamak amacıyla);

Denizcilerin kimlikleri, kimliklerini doğrulayan bir belgeye dayanarak belirlenir. Belgelerin örneklerinin ve belgelerden alıntıların doğruluğu tasdik edilirken, vatandaşların kimliği, aynı zamanda iş yerlerinden verilen hizmet kimlik kartı, öğrenci kartı veya sürücü belgesi ile de doğrulanabilir.

Belgelerin İmzalanması
Noterlik usulüyle tasdik edilen sözleşmeler, başvurular ve diğer belgeler konsolosun katılımı ile imzalanır. Eğer sözleşme, başvuru veya başka bir belge konsolosun katılımı olmadan imzalanmışsa, belgeyi imzalayan kişi, belgeyi kendisinin imzaladığını şahsen doğrulamalıdır. Kişi, sözleşmeyi, başvuruyu veya başka bir belgeyi fiziksel engeli, hastalığı veya herhangi bir başka sebepten dolayı kendisi imzalayamıyorsa, sözleşmeyi, başvuruyu veya diğer belgeleri onun talimatıyla, onun katılımı ile ve konsolosun katılımıyla başka bir kişi imzalayabilir. Eğer noter işlemi için başvuran kişi okuma yazma bilmeyen ve sağırsa, konsolos ona belgenin metnini okuma ve bu konuda belgede bir not yazma zorunluluğuna sahiptir.

Eğer noter işlemi yapılması için başvuran kişi sağır, kör, sağır-dilsiz veya okuma yazma bilmeyen biriyse, noter işlemi yapılırken, içeriği anlamasını sağlayacak eğitimli bir kişi mutlaka bulunmalı ve kendi imzası ile onaylamalıdır ki, söz konusu anlaşmanın, başvurunun veya diğer belgenin içeriği, sağır, kör veya sağır-dilsiz kişinin iradesine uygundur.

Noter İşlemlerinin Yapılması İçin Gerekli Belgelere İlişkin Gereksinimler

1. Belge Hataları ve Değişiklikler: Pozan veya karalanmış, onaylanmamış ekleri olan, hasar gördüğü için metni okunamayan ya da kurşun kalemle yazılmış belgeler, noter işlemleri için kabul edilmez. Eğer birden fazla sayfadan oluşan belgeler numaralandırılmamış, ciltlenmemiş, yetkili kişinin imzası ve belgeyi veren kurum, kuruluş veya işletmenin mühürü ile onaylanmamışsa, bu belgeler de kabul edilmez.
2. Noter İşlemleri Yapılırken Dikkate Alınması Gerekenler:

• Noter onayıyla düzenlenen sözleşmelerin ve belgelerin metinleri açık ve doğru bir şekilde yazılmalı, belgenin metnine ilişkin tarihler ve süreler en az bir kez kelimelerle yazılmalı, tüzel kişilerin isimleri ise bu kişilerin organlarının adresiyle birlikte kısaltmasız yazılmalıdır.
• Gerçek kişilerin soyadı, adı ve baba adı tam olarak yazılmalı, ikametgah adresleri belirtilmelidir.
• Birden fazla sayfadan oluşan belgeler ciltlenmeli, numaralandırılmalı ve mühür ile onaylanmalıdır.
• Belgenin metninde tarafların imzalamadığı düzeltmeler yalnızca onay kaydının sonunda konsolos tarafından belirtilmelidir.

Konsolosun, noter işlemleri için gerekli olan belge ve bilgileri kurumlar, işletmeler ve kuruluşlardan talep etme hakkı vardır. Talep edilen belge ve bilgiler, konsolosun belirttiği süre içinde sağlanmalıdır. Bu süre bir aydan fazla olamaz.

Belge Kopyalarının Verilmesi:

Konsolos tarafından onaylanan veya verilen belge kaybolduğunda, kaybolan belgeye ilişkin olarak noter işlemlerini gerçekleştiren veya bu işlemleri yapmış olan kişi, kurum, işletme ve kuruluşun yazılı başvurusu üzerine, kaybolan belgenin bir kopyası verilir. Verilen veya onaylanan belgenin tam metni, belge kopyasında yer almalıdır. Belge kopyasında, belirlenen formata göre bir onay kaydı yapılır.

Vasiyetnamenin kopyası, vasiyetnamede belirtilen mirasçılara ancak vasiyet sahibi kişinin ölümüne ilişkin ölüm belgesinin mirasçılar tarafından sunulmasından sonra verilebilir. Vasiyetnamede belirtilen mirasçılar öldüğünde, vasiyetnamenin kopyası, onların mirasçılarına, daha önce ölüm belgesi sunulmamışsa, vasiyet sahibinin ölüm belgesi ve ölen mirasçının ölüm belgesi sunulmasından sonra verilebilir.

Konsolos, onaylanan veya verilen belgenin içeriğini değiştirmeyen yalnızca açık hataları veya açık matematiksel hataları, kendi inisiyatifiyle veya ilgili kişilerin talebi üzerine düzeltebilir.

Noter İşlemlerini Gerçekleştiren Konsolosun Görevleri

Konsolos, görevlerini yerine getirirken aşağıdaki önlemleri almalıdır:

1. Hukuk ve yükümlülükleri açıklamak: Fiziksel ve tüzel kişilere yapılan noter işlemleriyle ilgili olarak, onların hak ve yükümlülüklerini açıklamalı ve yasal çıkarlarının korunması için yardımcı olmalıdır.
2. Uyarı yapmak: Noter işlemleriyle ilgili olarak gerekli uyarıları yapmalıdır.
3. Yasalara uygunluk: Azerbaycan Cumhuriyeti'nin yasalarına uymalıdır.
4. Gizlilik: Mesleki faaliyetleri kapsamında öğrendiği bilgileri gizli tutmalıdır.

Noter İşlemlerinin Kaydı

Konsolos tarafından yapılan tüm noter işlemleri ilgili noter sicilinde kaydedilir:

1. Belge suretleri ve belgelerden alınan onaylı örneklerin doğruluğunun onaylanması: «1-S» sicili.
2. Vasiyetname, miras hakları belgesi ve mülkiyet hakları belgesi: «2-V» sicili.
3. Taşınmaz malın elden çıkarılması dışında kalan tüm sözleşmeler: «3-M» sicili.
4. Depozito işlemleri: «5-D» sicili.
5. Belgelerin tasdik edilmesi: «6-L» sicili.
6. Aşağıdaki noter işlemleri ise «7-E» siciline kaydedilir:
   • Miras mallarının korunmasına yönelik önlemler alınması;
   • Belgelerdeki imzaların doğruluğunun onaylanması;
   • Belgelerin bir dilden diğerine tercümesinin doğruluğunun onaylanması;
   • Bir kişinin hayatta olduğunu doğrulama;
   • Bir kişinin belirli bir yerde olduğunu doğrulama;
   • Bir kişi ile fotoğraftaki kişinin aynı olduğunu doğrulama;
   • Belgelerin sunulduğu zamanın onaylanması;
   • İcra kayıtlarının tutulması;
   • Belgelerin saklanmak üzere kabul edilmesi;
   • Deniz protestolarının düzenlenmesi;
   • Delillerin temin edilmesi.

Konsolos, noter işlemlerini başlatan veya bu işlemlerin yapıldığı tüzel ve gerçek kişilerin yazılı başvurusu üzerine, ayrıca mahkeme, soruşturma veya kovuşturma organlarının kararına dayanarak noter sicilinden alıntı verebilir. Noter sicilinden alınan alıntı, konsolos tarafından resmi mühürle onaylanır.

Noter İşleminin Reddi

Konsolos aşağıdaki durumlarda noter işlemi yapmayı reddedebilir:

• Noter işlemi yasaya aykırıysa;
• Noter işlemi başka bir konsolos, noter veya yetkili bir kişi tarafından yapılmalıysa;
• Noter işlemi için yeterli kapasiteye sahip olmayan bir kişi ya da yetkili olmayan bir temsilci başvurmuşsa;
• Tüzel kişinin adına yapılan sözleşme, kuruluşun tüzüğünde veya ana statüsünde belirtilen amaçlarla çelişiyorsa;
• Sözleşme yasal gerekliliklere uygun değilse;
• Belgeler yasal gerekliliklere uymuyorsa veya belgelerde kişilerin şeref ve haysiyetini zedeleyen bilgiler varsa;
• Sözleşmenin içeriği tarafların gerçek iradesine uygun değilse.

Konsolos, noter işlemini reddeden kişilerin talebi üzerine, üç gün içinde reddin sebeplerini açıklayan bir karar vermek zorundadır ve bu kişiye itiraz yollarını anlatmalıdır. Gerçekleştirilen noter işlemini veya noter işleminin reddedilmesini doğru bulmayan kişiler, konsolosun kararına itiraz etmek için ilgili mahkemeye başvurma hakkına sahiptir.

Konsolos, noter işlemi sırasında kişilerin veya yetkililerin yasalara aykırı hareket ettiğini tespit ederse, gerekli tedbirlerin alınması için ilgili kuruma, kuruluşa veya savcılığa bildirimde bulunur.

Eğer sunulan belgenin geçerliliği şüpheli olursa, konsolos belgeyi alıp (toplayıp) inceleme için uzmanlara göndermelidir.

Konsolosun noter işlemlerinin mahiyetine uymayan hareketleri (noter işlemleri süresinin aşılması, belirlenen kabul saatlerine uyulmaması, saygısızlık yapılması vb.) hakkında şikayetler, Azerbaycan Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından incelenir.

Konsolosun yasal olmayan hareketleri sonucunda, bir kişi, kurum veya devlete maddi zarar verilirse, Azerbaycan Cumhuriyeti yasalarına uygun şekilde maddi sorumluluk taşıyacaktır. Zararın miktarı, tarafların anlaşmasıyla veya mahkeme kararıyla belirlenir.

Devlet Harcı

Azerbaycan Cumhuriyeti'nin diplomatik temsilcilikleri ve konsoloslukları tarafından gerçekleştirilen noter işlemleri için yasalarca belirlenmiş bir devlet harcı alınır.          Noter işlemleri için alınan devlet harcı, devlet bütçesine aktarılır. Konsolos, işyerinden dışarıda noter işlemi yapmak üzere gittiğinde, gerçek taşıma masrafları ilgili kişi (noter işlemine başvuran kişi) tarafından ödenmelidir.                                                 Azerbaycan Cumhuriyeti'nin “Devlet Harcı Hakkında” Kanunu'na göre, noter işlemleri için alınan devlet harcı oranları aşağıdaki gibidir:                                              Azerbaycan Cumhuriyeti'nin 2001 tarihli “Devlet Harcı Hakkında” Kanunu'nun 17.4. maddesine göre, ayrıca mirasçılar ve miras bırakanlar, taşınmaz miras mallarının korunması için; oda kiralama, güvenlik, ulaşım, görev, posta, ofis masrafları gibi gerçek masrafları öderler.                                                                                                Belgelerin saklanması ve kabulü sırasında olası saklama süresine göre devlet harcı peşin ödenir ve tamamlanmamış ay, tamamlanmış ay olarak kabul edilir.

Devlet Harcından Muafiyetler

Azerbaycan Cumhuriyeti'nin 2001 tarihli “Devlet Harcı Hakkında” Kanunu'nun 11.1 ve 17.1. maddelerine göre, Azerbaycan Cumhuriyeti'nin diplomatik temsilciliklerinde ve konsolosluklarında aşağıdaki durumlarda noter işlemleri için devlet harcı alınmaz:

• Doğum, ölüm, evlat edinme ve babalık (annelik) onaylayan belgelerin alınması için;
• Emekli maaşı, yardım, ödenek ve nafaka alınmasına dair verilen vekaletnameler için;
• Azerbaycan Cumhuriyeti'ne ait taşınmaz malların bağışlanmasına ilişkin sözleşmeler ve vasiyetnamelerin onaylanması için;
• Azerbaycan Cumhuriyeti'ne ait deniz, hava ve diğer ulaşım araçlarının mürettebat üyelerinin, ayrıca vatandaşlarının ölümünden sonra kalan malların korunması için.